نظام إدارة الوثائق الإلكترونية هي الطريقة الأكثر تنظيم ودقة التي تعمل على إدارة الوثائق والمستندات من خلال دمج عملية إعداد .الوثائق مع أنظمة التشغيل الآلي للقيام بالعمليات المطلوبة, وهذا يؤدي إلى زيادة الكفاءة في العمل بشكل كبير وجعل القرارات في موضعها الصحيح وفي الوقت المناسب وهذا يعني زيادة كفاءة عملية المتابعة. تعد هذه الطريقة أحدث طريقة مُستخدمة لإدارة الوثائق حيث يقلل التكلفة في العمل ويؤدي إلى زيادة الإنتاجية، و يوفر الوقت والجهد والمساحة المخصصة للموظفين في شركتك.

هو برنامج يستخدم بواسطة الكمبيوتر لتخزين وحفظ وإدارة وتتبع المستندات والصور والملفات الإلكترونية، و ذلك من خلال وضع جميع المعاملات الورقية التي يتم الحصول عليها تحت عمل ماسح المستندات ويعتبر هذا البرنامج من اهم الحلول للشركات ليسمح لها بالتحكم في إنتاج الوثائق الإلكترونية وتخزينها وإدارتها وتوزيعها, هذا يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والفعالية والقدرة على إعادة استخدام المعلومات والملفات والتحكم في توزيع المستندات وتصنيفها. برنامج حفظ المستندات يدمج كل وظائف البحث المتقدم عن المستندات وادارتها في وظيفة واحدة من السهل حلها. يتضمن النظام أدوات إدارية لتحديد وظائف و أدوار مختلف المستخدمين وحصصهم، والتحكم في الوصول الى المستندات , ومستوى أمان المستندات، وسجلات مفصلة ودقيقة للنشاط وإعداد الأتمته.

يتم ترميز الوثائق بشكل دقيق ومنظم بواسطة لغات البرمجة ليتم العودة اليها من نظام الارشفة الالكترونية متى احتجنا الى تلك الوثائق. حيث يكون لكل ملف او وثيقة رمز خاص بها يمكن ادراجه في النظام بكل سهولة ليأخذك بشكل فوري الى النظام المطلوب

يمكننا ان نعرف الفهرس على انه النظام الذي يحدد وينظم طريقة تصنيف وترتيب الملفات وحفظها وطريقة الوصول إليها للعودة لها متى اردنا ذلك, اما عملية فهرسة الملفات والوثائق فيمكننا تعريفها بأنها عملية إعداد جداول قوائم بأسماء وعناوين وممكن تواريخ الوثائق والمستندات المطلوب حفظها بما يضمن بشكل موثوق استرجاعها في أي وقت بأقل جهد وفي أسرع وقت ممكن دون الحاجة الى العودة الى جميع الملفات لإيجاد الملف المطلوب.

إدارة معلومات الوثائق وهي تلك العملية التي تعنى بتحديد المستخدمين الذين يستطيعون الدخول الى الى هذه الوثائق وبياناتها الوصفية وكافة المعلومات عنها كما ان إدارة الوثائق تشمل عمليات النسخ الاحتياطي والتخزين لهذه الوثائق. كما تشمل الوثائق على نوع محدد من المعلومات التي يمكن الرجوع اليها لإثبات صحة هذه المعلومات بشكل دقيق وموثق بالتاريخ والتواقيع الرسمية التي تحتاجها هذه الوثيقة.