يقوم فريق شركة ابتكار واكثر بإجراء الدراسة والتحليل اللازمين ، ثم يطور التصور المناسب لأرشفة العميل وخطة التنفيذ. تقتصر هذه العملية على جميع الوثائق والأوراق التي سيتم أرشفتها وتختلف وفقًا لجودة الورق وحجم الورق الواحد. يتضمن هذا الاستبيان جميع المعلومات اللازمة وضرورة وضع المستندات والملفات قبل بدء العمل الذي يوضح جميع الفرق. يمكن للمنشأة أيضًا تحميل “الاستطلاع” وملء هذا النموذج وإرساله إلينا مع طلب عرض الأسعار.

عند ملئ الاستمارة, يجب مراعاة النقاط المهمة التالية:

1. كميات المستندات والأوراق تقريبية بحيث يكون حجم العمل المطلوب ومدة المشروع معروفًا.
2. حجم الورق ، حيث تختلف الماسحات الضوئية بأحجام مختلفة من الورق بين A4 و A1 ، وبالتالي يؤثر هذا التأثير على مدة المشروع.
3. طريقة التخزين الحالية لمعرفة طرق الفرز والحفظ ومساعدة في المسح الضوئي.
4. مكان عمل فريق اللين والاعمار هو أحد الأشياء الأساسية التي تحدد طريقة العمل سواء كانت داخل المنشأة أو في مقر اللين والاعمار.
5. تحديد الحقول التي سيتم إدخالها في برنامج الأرشفة يعكس حقول المعاملات هذه من أجل تسهيل البحث والوصول السريع والمباشر إلى المستندات المطلوبة.

تأتي مرحلة الفرز كمرحلة ثانية يتم فيها فرز جميع المعاملات والملفات التي سيتم أرشفتها وتقسيمها حسب القسم بالتعاون مع مدير المشروع المعين من قبل المؤسسة حتى يتم الوصول إلى الهدف المنشود في جميع مراحل الأرشفة الإلكترونية.

في مرحلة فرز المستندات ، يتم النظر في الجوانب التالية:

1. فرز حسب القسم الذي ينتمي إليه كل مستند.
2. الفرز حسب الرقم التسلسلي للوثيقة ، تتم هذه الطريقة بالتعاون الكامل مع مدير المشروع المعين من قبل المؤسسة.
3. الفرز حسب طبيعة الأصل أو المستند ، أي تجميع المستندات حسب الوصف أو المحتوى مثل الهويات والفواتير والرسوم الهندسية والمشروعات … إلخ.

تعد مرحلة الاستلام والتسليم هي المرحلة الأساسية لتبادل المستندات بين فريق اللين والاعمار وفريق المنشأة ، بحيث يتم تبادل الملفات والمستندات المراد أرشفتها.
في عملية استلام جميع أسماء الملفات مكتوبة على ورق رسمي مع رقم هوية لهذه العملية والمبلغ الذي تم استلامه من الملفات وتوقيع مستلم فريق اللين والاعمار ومتلقي الفريق الذي تم إنشاؤه بحلول التاريخ الاستلام في بداية كل يوم.
في عملية التسليم هي نفس الآلية ، ولكنها تختلف عن طريق ذكر عدد الأوراق والصور المنتجة لكل ملف ورقم معرف مختلف في نهاية كل يوم.
في نهاية المشروع ، من الضروري مطابقة أسماء وعدد الملفات المستلمة بالأسماء وعدد ملفات التسليم.
يتم إرفاق جميع الصور والإيصالات والتسليم بحلول نهاية كل يوم أو على النحو المتفق عليه مع المرفق. يتم تضمين هذه الوثائق في ملف المشروع لتكون مرجعا لجميع الأطراف

مرحلة ترتيب المستندات التي يتم فيها ترتيب الملفات المستلمة في عدة مراحل فرعية حتى يتم إعدادها لمرحلة المسح الضوئي. وأهمية هذه المرحلة هي سرعة إنجاز العمل في المسح وترتيب الملفات بطريقة احترافية حتى يتم فحصه وإعادته كما كان.

في مرحلة ترتيب المستندات ، يتم إنتاج عدة مراحل فرعية:

1. مرحلة معالجة الملفات والمستندات المستلمة.
2. فك المسامير الداخلية داخل الملفات والأوراق وترتيبها لمرحلة المسح.
3. وضع كل ملف وحدة لتسهيل الفرز والمسح الضوئي ، وفرز المعاملات الداخلية بشكل احترافي لتسهيل جميع المراحل التالية

مرحلة المسح الضوئي هي الأهم في مراحل مسح المسندات للملفات المتراكمة وتعتبر هي النواة الأساسية لهذا العمل، حيث لا بد من مراعاة محاذات الصفحات وحجمها عند المسح الضوئي والفواصل التابعة لكل قسم من أقسام الملفات وكل ملف يكون منفصل عن الآخر حتى لا يتم الخلط بين جميع الأوراق وترتيبها.

الجودة وضمان مخرجات الصورة النهائية، هي مرحلة أساسية لعملية المسح الضوئي ضمن طاقم العمل حتى لا يتم اعتماد أي ملف او صورة تحتاج إلى إعادة المسح أو اعتمادها لإكمال سير العمل بإدخال البيانات التابع لها

إدخال البيانات الخاصة للمعاملات وتحدد الحقول مسبقاً قبل البدء بالمسح الضوئي ولكل إدارة أو قسم بيانات خاصة لهم، في برنامج أرشف لدينا المميزات الرائعة لإنشاء حقول إدخال البيانات ديناميكياً يسمح بالبحث للمعاملة والوصول السريع للملف المطلوب. تحدد الحقول للعمالة هي العوامل الرئيسية والفريدة من كل معاملة حتى يتم إدخالها في الحقول المخصصة في النموذج الذي تم إنشاؤه وبعد ذلك يسمح للمستخدم بالبحث بهذه الحقول للوصول للمعاملة المحددة.

مراجعة واعتماد المدخلات هي المرحلة الأخيرة في عملية المسح الضوئي والتي تسمح بالتأكد من جميع المدخلات للمعاملات المعنية والتأكد من أن جميع الحقول تتوافق مع المعاملة نفسها، بعد ذلك يتم التعديل إن لزم الأمر أو التأكيد على المدخلات.